Blog

Što ako članovi tima nisu 100% svog vremena na projektu

Odgovor donosi Davor Čengija.
, 08.03.2017.
Kako sam već pisao u nekoliko navrata, tranzicija na agilni način rada se ne događa preko noći. Tokom tog procesa se organizacije sjete primjenjivati različite hibridne modele, od kojih su većina rezultat nedostatka znanja i nedovoljnog promišljanja, a viđao sam neke koji su čak i besmisleni.

Tako se ponekad pokušava primijeniti model parcijalnog rada na agilni način, a ostatak vremena na “tradicionalni” ili “uobičajeni”. Ovakve kombinacije nisu dobre jer se prema agilnom načinu rada postavljaju kao prema metodologiji, što takav način rada svakako nije.

Potrebno je stoga prebroditi taj prijelazni period tako da se čim prije vide benefiti agilnog pristupa, a to je moguće ostvariti na nekoliko načina.

Posao je posao

Agilne metode rada, pa tako ni Scrum, ne razlikuju ‘agilni’ i ‘redovni’ posao (business as usual), niti propisuju kako se ponašati u tom slučaju. Realno, često članovi tima imaju posla koji nije vezan uz projekt, dakle ne pripada produktu kojeg tim razvija, već je njihov redovni posao ‘iz prošlog života’. Aktivnosti koje tim poduzima u takvim situacijama se mogu svesti pod smanjivanja štete i širenja principa rada van tima i treba ih početi primjenjivati od prvog dana.

Sve je u timskom backlogu

Donesite posao u tim i stavite ga u timski backlog. Ponašajte se prema “vanjskom” poslu kao da je sastavni dio timskog.

Ovo je najbolja opcija jer sad posao postaje odgovornost tima, koji će brže i bolje riješiti zadatak nego netko pojedinačno. Dodatno će se i znanja o tom specifičnom tipu posla proširiti i više će ljudi znati riješiti zadatak. Također će se vidjeti i koliko je tog redovnog posla, koliko kapaciteta tima uzima, kakve su vrste poslova koje dolaze, koliko su ti poslovi “važniji” ili “prioritetniji” od timskog rada na odabranom proizvodu i tako dalje.

Skraćeni timski radni tjedan

Tim radi fokusirano na projektu određenu količinu vremena, recimo 3 dana tjedno, a ostatak tjedna tim ne postoji; članovi tima se vraćaju na svoja stara radna mjesta.

Dobra strana ovog pristupa je fokusiranost članova tima u odabranom periodu, ništa ih ne ometa i mogu se u potpunosti posvetiti. S druge strane, kapacitet tima je osjetno smanjen što značajno utječe na planiranje, interakciju s vanjskim svijetom kad naprimjer i korisnici moraju biti dostupni u isto vrijeme i tako dalje.

Ako se već odabere ova opcija, onda je bitno da timski dani budu zaredom, naprimjer ponedjeljak, utorak i srijeda, kako bi se zadržao kontinuitet rada i izbjegao multitasking.

Vrlo loša ideja #1: Dijeljenje dana na agilni i uobičajeni posao

Do ručka agilno, poslije ručka na stari način, smiješno i neučinkovito cijelo vrijeme. Cijepanje dana na dijelove nije funkcioniralo ni prije agilizacije pa neće ni sad, pogotovo ako se očekuje da se članovi tima i fizički vrate na stara radna mjesta. Ako će se ipak svi zadržati na okupu onda se tim vrlo lako može prebaciti na prvu opciju navedenu ranije, odnosno treba i “vanjski” posao staviti u timski backlog i nastaviti raditi kao i to tada.

Vrlo loša ideja #2: Ljudi sami određuju kad su u timu

Loša je opcija da članovi tima sami određuju dane kad su na projektu a kad rade redovni posao, bez usklađivanja s drugima. Ovako praktički nemamo tim već neke ljude koji neovisno rade poslove koje bi trebali raditi kao tim. Postaje nemoguće išta smisleno planirati, i istovremeno se gube svi benefiti izgradnje tima (dijeljenje znanja, povećanje produktivnosti kroz vrijeme itd.)

Vrlo loša ideja #3: Prekratki radni tjedan

I tri dana tjedno za timski rad je prekratko, a da ne spominjem dvodnevne ili čak jednodnevne grozote koje sam tu i tamo vidio. Ako se razmišlja o ovakvim kombinacijama onda se treba zapitati je li organizacija uopće spremna za prelazak na agilni način rada.

U takvoj konfiguraciji dodatna je poteškoća i trajanje ceremonija (planiranje, review, restrospektiva) koje sad odjednom oduzimaju previše vremena ljudima za rad. Tu se organizacije pokušavaju dovijati problemu pa obično razvuku sprint na 3 ili 4 tjedna, no četverotjedni sprint s po jednim fokusiranim danom tjedno je upravo apsurdan koliko i zvuči.

Gdje je stvarni problem?

Stvarni problem je u stavu da je agilni način rada, pa time i Scrum, ustvari skup nekih obrazaca ponašanja. “Stavimo ljude skupa u sobu i agilni smo” ili “Stojimo ujutro 15 minuta i sve će biti super”.

Pravi je pristup posvetiti jedan ili više timova ovakvom načinu rada, kroz ciljane i organizirane eksperimente, i nakon nekoliko sprinteva pogledati koji su benefiti, što se očekuje na organizacijskom nivou i mogu li se ta očekivanja ispuniti.


Ovaj je članak dio serije Demistificirani Scrum.

Tagovi:
Povratak