Blog

Pet omiljenih alata za moderiranje sastanaka

Kako usmjeriti sudionike prema cilju sastanka? Što napraviti kad svi sudionici sastanka uzmu riječ i krenu pričati odjednom? Ili još gore, što kad svi šute, a sat otkucava i vrijeme prolazi? Drago nam je da ste pitali...
, 23.03.2017.
Coaching je aktivnost zbog koje smo svakodnevno u kontaktu s ljudima, a to podrazumijeva puno individualnih i grupnih sastanaka.

Primjetili smo da postoji puno resursa koji pomažu u što boljoj organizaciji sastanaka. Ti resursi će vam sugerirati da pozovete prave ljude, da unaprijed pošaljete agendu, da se pobrinete za logistiku te da poslije sastanka dostavite zapisnik s dogovorenim akcijama, njihovim vlasnicima i rokovima.

No rijetko koji resurs će vam pomoći tijekom samog sastanka. Kako usmjeriti sudionike prema cilju sastanka? Što napraviti kad svi sudionici sastanka uzmu riječ i krenu pričati odjednom? Ili još gore, što kad svi šute, a sat otkucava i vrijeme prolazi?

Navedeni problemi se ne rješavaju boljom organizacijom sastanaka već boljim vođenjem ili moderiranjem sastanaka. U nastavku donosimo top listu alata koje svakodneno koristimo kako bi nam sastanci dobili strukturu i ostali pod kontrolom.

#5 – Parkiralište

Situacija: diskusija tijekom sastanka skreće u zanimljiv, ali za trenutnu temu potpuno irelevantan smjer. Postoji opasnost da potpuno odlutamo od teme.

Što napraviti: Najprije se uvjerite da je disuksija uistinu odlutala. Ako niste ekspert i ne možete to procijeniti sa sigurnošću, poslužite se provjerenom “ASK” metodom, tj. pitajte sudionike sastanka: “Kako je ovo povezano s temom? Jesmo li se udaljili od teme?”. Ako se pokaže da je diskusija odlutala, zapišite tu novu temu na post-it i zalijepite ne ranije pripremljeno parkiralište. Očito je tema dovoljno zanimljiva da je privukla pozornost. No vaš sastanak nije ni vrijeme ni mjesto za razgovor o njoj. Stavljanjem teme na parkiralište potvrđujete da je ideja zanimljiva i da se neće ignorirati te vraćate fokus natrag na početnu diskusiju.

#4 – Štoperica

Situacija: sastanak čije je predviđeno trajanje 1 sat ima 5 točaka dnevnog reda. Diskusija se rastegnula, ostalo je još samo 10 minuta, a vi ste još na drugoj točki i hvata vas nervoza jer vidite da ćete morati organizirati još jedan sastanak.

Što napraviti: za efikasan sastanak nije dovoljno samo eliminirati bočne teme, nužno je iskontrolirati i beskonačne diskusije na osnovnu temu koje se očituju u nadjačavanju replikama, preispitivanju zaključaka, širokim objašnjenjima i sl. Dobar način podizanja svjesnosti da je vrijeme važno je vremensko ograničavanje (timeboxing) pojedinih aktivnosti ili točaka dnevnog reda. Iskomunicirajte da ste za aktivnost/temu odvojili x minuta, započnite temu i upalite štopericu. Idealno je da se odbrojavanje vidi na projektoru, ali ako ne ide drugačije, onda makar na mobitelu. Svjesni vremenskog ograničenja, ljudi će se fokusirati na ono što im je važno i bolje iskoristiti dano vrijeme. Ako unutar danog vremena niste došli do željenog rezultata, pitajte sudionike treba li im još vremena i koliko. Jedno produživanje je okej, dva produživanja nemojte dozvoliti. Očito kao grupa nemate ono što vam treba za postizanje rezultata pa radije prijeđite na sljedeću temu i pokažite odlučnost da nemate namjeru trošiti vrijeme grupe.

#3 – Brainwriting

Situacija: diskusija zahtijeva sudjelovanje svih sudionika, no oni se drže pasivno po strani

Što napraviti: Za razliku od štoperice koja rješava preaktivne sudionike, Brainwriting pomaže pri generiranju ideja i sadržaja kod prepasivnih sudionika i u situacijama kad su pojedinci toliko dominantni da se ostali sudionici povlače i čekaju njihovo mišljenje. Kad vam je potreban input svih sudionika, podijelite svima post-ite i zamolite ih da u x minuta u tišini na njih napišu svoje ideje ili mišljenja. Individualnim radom u tišini izjednačit ćete uvjete sudjelovanja dominantnih i pasivnih sudionika te svima dati jednaku priliku da izraze svoje mišljenje.

#2 – Dot voting

Situacija: diskusija je generirala previše opcija i nikako ne možemo obraditi sve

Što napraviti: česta posljedica Brainwritinga je generiranje prevelikog broja tema te je jednostavno nemoguće obraditi sve u ograničenom vremenu. Potrebno je na neki način prioritetizirati teme kako bi obradili one najvrjednije. Vizualizirajte teme post-itima ili na ploči. Ako ste teme prikupljali Brainwritingom, već ih imate na post-itima. Podijelite sudionicima flomastere i objasnite im da svatko od njih ima budžet od x točaka koje smije na bilo koji način raspodijeliti po temama (flomasterom staviti točku na pripadni post-it). To podrazumijeva da sudionik sve svoje točke može staviti na istu temu ili točke može raspodijeliti na više tema. Dobra je praksa svakom sudioniku na raspolaganje dati broj točaka koji odgovara četvrtini ili trećini ukupnog broja tema. Npr. ako imamo 10 tema, svatko može na njih raspodijeliti 3 točke. Ovo je više smjernica nego pravilo pa je slobodno po putu prilagodite. Na kraju poredamo teme prema broju dobivenih točaka i obrađujemo ih prema popularnosti.

#1 – Prst u zraku

Situacija: svi sudionici pričaju u isto vrijeme – opći kaos

Što napraviti: vjerojatno najčešća pojava na sastancima je onaj trenutak kad diskusija eksplodira i raspadne se u nekoliko paralelnih diskusija u kojima svi pričaju i nitko ne sluša. Pravo rješenje za ovu situaciju je Prst u zraku – alat vrijedan zlata koji nažalost ne funkcionira “iz kutije” već ga je potrebno prethodno predstaviti sudionicima. Objasnite sudionicima da kad vide kolegu s prstom u zraku, prestanu pričati, a zatim i sami podignu prst u zrak. Prst funkcionira viralno: jedna osoba podigne prst, a svi ostali prestanu pričati i sami podignu prst kako bi ostali koji i dalje pričaju vidjeli da moraju prestati pričati. Podignite prst jednom u zrak da provjerite jesu li svi dobro razumijeli. Ako jesu, čestitamo, imate u ruci (tj. na ruci) najvažniji alat za moderiranje diskusija.


Koji je vaš omiljeni alat za moderiranje diskusija? Javite nam!
Povratak